Flexibiliteit in contracten is belangrijk voor opdrachtgevers én leveranciers. In een veranderende wereld worden contracten continu op- of afgeschaald, bijgeschaafd en worden projectplanningen verschoven. Deze afspraken worden snel gemaakt en doorgevoerd. En vaak blijkt achteraf dat het niet zorgvuldig genoeg is gedaan.
Gelukkig kan je proactief maatregelen nemen om problemen te voorkomen. Lees hier welke…
Waar gaat het verkeerd?
Veel geschillen gaan niet over het contract zelf of over de uitleg daarvan, maar over afspraken die naderhand zijn aangepast. Die afspraken zijn dan niet vastgelegd, worden anders geïnterpreteerd, wijken af van het contract of zijn aangegaan door onbevoegden. Iedereen herkent wel de welles-nietes meerwerk-discussie.
Het is ook niet gek, als je bedenkt dat bij het aangaan van een contract medewerkers uit allerlei disciplines aan tafel zitten. Zijn die ook allemaal betrokken bij de aanpassing van een contract? Meestal niet. En daarom gaat het zo vaak mis.
Nu is het zeker niet zo dat iedereen weer samen moet zitten om een contractwijziging door te voeren. Je kunt erop anticiperen. Het gaat immers om situaties waarin snel gehandeld moet worden en wijzigingen die niet altijd even ingrijpend zijn. Maar hoe gering en hoe snel ook, het is wel belangrijk om het goed vast te leggen. Al dan niet achteraf.
Wat kan je doen? Gelukkig kan je proactief maatregelen nemen om problemen achteraf te voorkomen:
Neem er alvast iets over op in het contract Dat er wijzigingen gaan komen in een contract, is eigenlijk een zekerheid. In het contract kan je daarom de volgende zaken opnemen:
1. Nadere afspraken zijn alleen bindend als ze schriftelijk worden overeengekomen;
Zo voorkom je welles-nietes discussies. Je kunt ook een standaard addendum bijvoegen dat moet worden gebruikt bij contractwijzigingen.
*Voorbeeldclausule*
“Afwijkingen van en aanvullingen op deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.”
“Afwijkingen van en aanvullingen op deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen conform het Addendum-model dat is neergelegd in Bijlage X.”
2. Er kan alleen van het contract worden afgeweken met specifieke benoeming van het artikel waarvan wordt afgeweken;
Zo voorkom je dat medewerkers onbedoeld een ingrijpende contractwijziging doorvoeren die ook op andere aspecten van het contract ziet. Door ze specifiek op zoek te laten gaan naar het artikel vergroot je de kans dat ze zich bewust worden van de impact van de wijziging.
*Voorbeeldclausule*
“Afwijkingen van en aanvullingen op deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen, met specifieke verwijzing naar het artikelnummer waarvan wordt afgeweken.”
3. Contractwijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd door bepaalde personen;
Zo voorkom je dat medewerkers afspraken maken waarvan ze de gevolgen niet kunnen overzien. Je kunt ook onderscheid maken tussen soorten afspraken en de medewerkers die deze kunnen doorvoeren.
*Voorbeeldclausule*
“Afwijkingen van en aanvullingen op deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen, met specifieke verwijzing naar het artikelnummer waarvan wordt afgeweken, en zijn ondertekend door een gemachtigde werknemer. Gemachtigde werknemers zijn:
Artikel waarvan wordt afgeweken: Partij 1: Partij 2:
Artikel 1 en 2 CEO CEO
Artikel 3, 4 en 5 CFO CFO
Artikel 6, 7 en 8 Directeur Inkoop Commercieel Directeur
Artikel 9 en 10 Bedrijfsjurist Bedrijfsjurist”
Leg nadere afspraken schriftelijk vast
Dat kan ook achteraf. Gebruik je geen addendum, bevestig de afspraken dan op zijn minst per mail. Beschrijf daarin de wijzigingen zo goed mogelijk. Leg bijvoorbeeld vast voor hoelang tijdelijke afspraken gelden en wat er na die periode gebeurt. Geef ook de oorzaak/reden van de wijziging aan, zodat de achtergrond van de afspraken duidelijk is.
Zorg dat relevante afspraken, communicatie en addenda worden bewaard bij het contract
Goed contractbeheer bereik je door niet alleen het contract op een centrale plek te bewaren, maar ook alle bijbehorende communicatie (mails, gespreksverslagen) toe te voegen. Zo heb je altijd inzicht in de huidige afspraken en de achtergrond daarvan. Als afspraken in mailboxen blijven hangen is er grote kans op onduidelijkheid bij afwezigheid van degene die de afspraken heeft gemaakt.
Evalueer regelmatig Om als partners te kunnen groeien moet je op dezelfde lijn blijven en op de hoogte blijven van elkaars ontwikkelingen. Het contract groeit daarin mee. Check samen met je leverancier of opdrachtgever of het contract nog bij de huidige situatie past. Ga er niet van uit dat je nooit meer naar een contract hoeft te kijken.
Wat is het resultaat? Zoals je ziet kan je genoeg doen om contractwijzigingen in goede banen te leiden, zonder dat het ten koste gaat van de snelheid en zorgvuldigheid. Veel stappen kunnen vooraf worden genomen, waardoor de contractwijziging op het moment zelf geen ingewikkelde handelingen meer vereist. Daardoor kunnen snelheid en zorgvuldigheid prima samen gaan. Het is een kwestie van de juiste stappen nemen en alert zijn.
-3 augustus 2020-
Comments