In de serie "Groeistuipen" geef ik handvaten om de groei van je bedrijf juridisch in goede banen te leiden. In elk deel beschrijf ik een instrument dat je kan inzetten om verder te professionaliseren. Vandaag deel 2: contract templates.
Groeien betekent meer contracten sluiten. Het opstellen van contracten kan dan veel tijd en moeite kosten. Daarom kan het handig zijn om gebruik te maken van een template. Maar hoe maak je van een bestaand contract een praktisch bruikbare template? Hieronder wordt beschreven hoe je deze transformatie stap voor stap kunt maken.
Stap 1: Identificeer voor welke contracten jouw bedrijf de penvoerder is
De grootste efficiëntievoordelen kan behalen bij de contracten die jouw bedrijf mag schrijven. Niet iedereen heeft de luxe om altijd eigen templates erdoor te krijgen, maar ieder bedrijf heeft wel enkele soorten contracten waarbij dat kan, bijvoorbeeld arbeidscontracten.
Stap 2: Wat wordt de template?
Bepaal per contract of je er één of meerdere templates van maakt. Zo kan je van een NDA 1 template maken, of verschillende templates voor eenzijdige geheimhouding en voor wederkerige geheimhouding.
Stap 3: Variabelen
Dit zijn de gegevens die kunnen veranderen afhankelijk van de klant of het contract, zoals namen, datums, bedragen, producten, diensten, termijnen, kortingen, enz. Implementeer een systeem voor variabelen in je template, met behulp van specifieke tags of placeholders die gemakkelijk kunnen worden vervangen door de input. Gebruik bijvoorbeeld “[Klantnaam]” om de naam van de klant weer te geven. Als je niet wil dat variabelen vrij in te vullen zijn, gebruik dan bijvoorbeeld dropdowns om de keuzemogelijkheden vooraf te definiëren.
Stap 4: Optionele clausules
Definieer vooraf ook de optionele clausules. Dit zijn:
Clausules die je kunt toevoegen of weglaten afhankelijk van de situatie, zoals geheimhoudingsbeding, exclusiviteitsbeding, ontbindende voorwaarde, opschortende voorwaarde, enz.
Clausules die voor onderhandeling worden gebruikt, dus meerdere varianten van een clausule. Bijvoorbeeld van een zeer strenge garanties naar een minder strenge garantie.
Stap 5: Automatiseer
Investeer in software of platforms die automatiseringsfuncties bieden. Deze tools stellen je in staat om gegevens voor elk contract in te voeren, die vervolgens worden gebruikt om het template te vullen. De software zal de variabelen vervangen door de input, waardoor er in enkele seconden een contract kan worden gegenereerd. Sinds de komst van AI is dit relatief makkelijk te bouwen. Mocht je dit niet willen: in Word kan je ook al veel.
Stap 6: Goedkeuringsproces
Wil je daarnaast ook meer controle krijgen over wat er uitonderhandeld wordt? Met een workflow richt je het proces van goedkeuring in. Een voorbeeld: volledige uitsluiting van aansprakelijkheid van jouw bedrijf mag iedere medewerker goedkeuren. Beperkte aansprakelijkheid voor bedrag X mag alleen door de manager worden goedgekeurd. En beperkte aansprakelijkheid voor bedrag Y mag alleen door de directeur worden goedgekeurd.
Stap 7: Digitaal ondertekenen
Voor maximale efficiëntie laat je de templates ook digitaal ondertekenen. Ook daar kan je een workflow aan koppelen voor goedkeuring door verschillende personen voordat je tekent.
Stap 8: Train je team
Zorg ervoor dat je team goed op de hoogte hoe de templates gebruikt moeten worden. Maak duidelijk waar ze te vinden zijn en geef aan dat het belangrijk is dat ze altijd de laatste versie van de template gebruiken (en dus niet hun eigen vorige versie). Geef training aan al het relevante personeel, zodat ze efficiënt contracten kunnen maken en begrijpen hoe het automatiseringsproces werkt.
Stap 9: Monitor en update
Zodra je geautomatiseerde templatesysteem operationeel is, monitor je de prestaties en verzamel je feedback. Update de templates regelmatig om veranderingen in wetgeving of bedrijfsbeleid te verwerken.
Voordelen van (geautomatiseerde) templates
Tijdsbesparing: het vermindert de tijd die nodig is om contracten te genereren.
Minder fouten: het minimaliseert het risico op menselijke fouten bij het maken van contracten.
Uniformiteit: Gestandaardiseerde taal en opmaak zorgen voor consistentie in al je contracten.
Verbeterde naleving: aanpassingen kunnen makkelijker worden doorgevoerd.
Conclusie
Door je contracten om te zetten in (geautomatiseerde) templates, kan je je interne juridische processen aanzienlijk verbeteren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de kwaliteit en consistentie van je contracten.
Comments