Veel bedrijven hebben indrukwekkende algemene voorwaarden die alle risico’s uitsluiten of bij de klanten of leveranciers leggen. Dat lijkt juridisch perfect. Maar als we verder kijken dan alleen het juridische, is het dan wel zo ideaal?
Inkopers en accountmanagers onderhandelen met je leveranciers en klanten. Het sluitstuk in dat proces is het contract, inclusief de algemene voorwaarden. In die fase is de druk meestal hoog en de tijd krap. Het liefst verlies je zo weinig mogelijk tijd en bespaar je onnodige kosten. Maar je wil ook niet teveel weggeven.
Als je inkopers en accountmanagers op pad stuurt met algemene voorwaarden, moet je ze wel iets geven waar ze iets mee kunnen. Veel te zware of ingewikkelde voorwaarden leveren discussies op waar zij weinig mee kunnen. Zij zullen geen discussies voeren over juridisch-technische punten of bepalingen niet op waarde kunnen schatten. En dat mag je ook niet van ze verwachten. Het resultaat: er worden voorwaarden weggegeven die beter niet weggegeven kunnen worden of de backoffice wordt overbelast met opmerkingen van contractpartijen.
Het beste kan je dan onderzoeken over welke bepalingen het meeste discussie wordt gevoerd en die bepalingen onder de loep nemen. Zijn ze wel redelijk? Sluiten ze wel aan bij de beloftes en toezeggingen die je eerder hebt gedaan? Ontbreken er zaken, of staan er onnodige zaken in? Spreken ze elkaar tegen? Door kritisch te kijken naar wat je echt nodig hebt, kan je voorwaarden maken waar jouw medewerkers mee vooruit kunnen en die je nog steeds de rechtsbescherming geven die je nodig hebt.
Wil je daarnaast ook meer controle krijgen over wat er uitonderhandeld wordt aan voorwaarden? Dan kan je met een eenvoudige workflow al een heel eind komen. Met zo’n workflow richt je het proces van goedkeuring in. Een voorbeeld: volledige uitsluiting van aansprakelijkheid van jouw bedrijf mag iedere medewerker goedkeuren. Beperkte aansprakelijkheid voor bedrag X mag alleen door de manager worden goedgekeurd. En beperkte aansprakelijkheid voor bedrag Y mag alleen door de directeur worden goedgekeurd. Vervolgens kan je inzichtelijk maken in hoeveel en welke contracten welke afspraken zijn gemaakt. Daarmee heb je altijd inzicht in je contractuele risico’s. De teksten van de bepalingen worden in de verschillende “smaken” vooraf gedefinieerd. Ze worden simpelweg in de voorwaarden geplakt. Dus: 1x werk voor een bedrijfsjurist en vervolgens kan het bedrijf er zelf mee aan de slag.
De beste juridische oplossing is dus niet altijd de beste oplossing. Door te denken vanuit de business en het juridische daarop aan te passen bereik je pas echt het maximale resultaat.
-2 februari 2020-
Comments