Op een gegeven moment wordt je bedrijf zo groot dat één CEO niet meer alle handtekeningen kan zetten. Je weet dat je die bevoegdheid (deels) uit handen moet geven, maar bent er nog niet helemaal gerust op. Met een doordachte procuratieregeling (of volmachtregeling) delegeer je bevoegdheid op een gecontroleerde manier. Zo kan je met een gerust hart meer tijd creëren om te ondernemen.
In de procuratieregeling neem je op welke werknemers doorlopende volmachten hebben. Wil je passend beleid maken voor wie -in jouw naam- handtekeningen mogen zetten? Gebruik dan onderstaande overwegingen.
Overwegingen
Structuur
Voor de structuur van je procuratiebeleid kijk je naar je organisatie. Is deze ingericht in meerdere B.V.’s met elk een eindverantwoordelijke? Heb je een landenstructuur? Of divisies, Resultaat Verantwoordelijke Eenheden, business lines, noem maar op. Ook kan het een matrix organisatie zijn. Je procuratiebeleid volgt -in de basis- deze structuur. Later kan blijken dat hier en daar uitzonderingen nodig zijn.
Functies
Welke functies komen in aanmerking voor tekenbevoegdheid? Bij de ene afdeling wordt meer ondertekend dan bij de andere, dat is geen probleem. Doe navraag bij alle afdelingen van je bedrijf, want je zal versteld staan van wat er allemaal getekend wordt per afdeling. Blinde vlekken zijn er altijd. Maak je beleid op functies en niet op personen.
Ook is het belangrijk om onderscheid te maken tussen tekenbevoegdheid en goedkeuring: niet iedereen die een contract moet goedkeuren hoeft tekenbevoegdheid te hebben! Dat zijn 2 verschillende zaken. De eindverantwoordelijke moet een handtekening kunnen zetten, en diegene is verantwoordelijk dat alle checks zijn gedaan.
Een andere veel voorkomende regeling is het 2-handtekeningenbeleid als uitwerking van het vier-ogen-principe. Zoals hierboven omschreven is de tekenbevoegdheid geen vereiste voor het uitvoeren van dit principe. Overwegingen bij het invoeren van een 2-handtekeningebeleid zijn de praktische uitvoerbaarheid en de wenselijkheid van het hebben van gedeelde verantwoordelijkheden.
Voor bestuurders van een BV (ook wel statutair directeuren genoemd) zijn de statuten van belang. In de statuten staat onder “Vertegenwoordiging” hoe de onderlinge tekenbevoegdheid is geregeld. Bestuurders zijn altijd ingeschreven bij de KvK. Zij mogen, alleen of gezamenlijk, alles ondertekenen en hoeven dus niet apart bij de KvK te worden ingeschreven met een volmacht.
Type bevoegdheid
Geef je bevoegdheid voor een bepaalde categorie, bijvoorbeeld: contracten, offertes of bevoegdheden bij instanties (bijvoorbeeld de bank, KvK of UWV)? Of geef je bevoegdheid voor bedragen? Of een combinatie van beiden?
In een bedrijf waar voor het eerst volmachten worden gegeven zie je dat dit maar aan een klein aantal directeuren wordt gedaan. Hoe groter het bedrijf, hoe meer volmachten er nodig zullen zijn. In dat geval tekenen niet alleen directeuren, maar ook senior management, en zo verder. Denk goed na over de bedragen waarvoor je een volmacht geeft. Houdt daarbij in je achterhoofd dat het bedrag van een contract niet altijd iets zegt over de risico’s die erin staan.
Een ander onderscheid dat kan worden gemaakt is het onderscheid tussen uitgaven binnen en buiten de begroting. Dat geeft een duidelijke inkadering van de volmacht.
Tenslotte is het verstandig om in je beleid op te nemen dat een reeks aparte contracten die als één geheel kunnen worden gezien, samen meetellen voor de drempelbedragen. Zodat de juiste contracten bij de juiste persoon terecht komen.
KvK
Voor de vraag of je de volmachten bij de KvK moet inschrijven, is het doel van je procuratieregeling belangrijk. Hoe wil je omgaan met werknemers die buiten hun volmacht gaan? Als je procuratieregeling alleen intern geldt, kan je hier alleen arbeidsrechtelijk iets mee (mits zodanig vastgelegd). Als de volmachten uit je procuratieregeling bij de KvK zijn ingeschreven, krijgen deze externe werking. Je bedrijf kan dan niet gebonden worden als een werknemer iets tekent waarvoor hij/zij geen volmacht heeft, omdat je contractspartij had kunnen weten dat die werknemer niet bevoegd was. Externe werking biedt dus bescherming tegen gevolmachtigden die hun volmacht te buiten gaan én tegen werknemers die stukken ondertekenen terwijl zij geen volmacht hebben.
Als je de volmachten bij de KvK registreert, houdt ze dan up-to-date. De inschrijvingen van deze volmachten zijn niet op functie maar op naam van de werknemer, wat betekent dat je ze moet uitschrijven als ze uit dienst gaan.
Substitutie
Mag een werknemer die een volmacht heeft, deze doorgeven aan een ander? Zelf ben ik hier geen voorstander van, omdat het zo heel ondoorzichtig wordt wie er allemaal bevoegdheden hebben. Maar het kan in sommige gevallen praktisch zijn. Het is in ieder geval verstandig om hier iets over op te nemen in de procuratieregeling.
Back-up
In sommige bedrijven krijgt iedere functie met tekenbevoegdheid een back-up, een werknemer die waarneemt tijdens afwezigheid door vakantie of arbeidsongeschiktheid. Het is niet nodig om dit vooraf in te regelen, maar het kan wel in de procuratieregeling worden meegenomen voor de volledigheid
Formaliseren
Van deze overwegingen maak je vervolgens een procuratieregeling. Dat is geen enorme lap tekst, maar een visueel overzicht van bevoegdheden binnen de organisatie. Als je procuratieregeling definitief is kan je deze formaliseren. De regeling wordt bekrachtigd door het bestuur en vervolgens gecommuniceerd binnen het bedrijf. Ook kan de regeling worden toegevoegd aan het personeelshandboek en afhankelijk van de keuze worden volmachten ingeschreven bij de KvK.
Zoals je leest kan je beter niet te licht denken over een procuratieregeling. Je geeft een belangrijke bevoegdheid weg en dat wil je zorgvuldig regelen. Controle houden en vertrouwen geven gaan dan hand in hand.
Comments