Hoe gebruik je Microsoft Teams voor het houden van een aandeelhoudersvergadering?

Op 24 april is de spoedwet in werking getreden, waardoor bedrijven een volledig digitale aandeelhoudersvergadering mogen houden. Voorlopig blijft deze mogelijkheid tot 1 september bestaan. Teams biedt de mogelijkheden om de vergadering volgens de wettelijke eisen te laten verlopen. Lees hieronder hoe…

· Uitnodiging Geef bij de oproeping de volgende extra zaken aan: - dat de vergadering alleen digitaal zal plaatsvinden en op welke wijze deze te volgen is; - op welke wijze deelnemers tot uiterlijk 72 uur vóór de vergadering vragen kunnen stellen over de onderwerpen op de agenda; - op welke wijze deze vragen vóór of tijdens de vergadering worden beantwoord; - op welke wijze er vóór en/of tijdens de vergadering gestemd kan worden.

· Identificatie van deelnemers Wist je dat je een extra authenticatie kunt toevoegen om de identiteit van een persoon vast te stellen? Hiermee kan je controleren of een deelnemer daadwerkelijk de vergadergerechtigde is. Je IT-beheerder kan deze Multi Factor Authenticatie instellen.

· Rollen Bedenk alvast wie bepaalde rechten nodig heeft tijdens de vergadering en stel deze rechten vooraf in. Zo kan je aangeven wie rechtstreeks aan de vergadering kunnen deelnemen en wie moeten wachten in de lobby totdat ze toegelaten worden. Of wie de presentatoren zijn. Zij kunnen o.a. inhoud delen, opname starten, deelnemers in de lobby toelaten en deelnemers verwijderen. Ook tijdens de vergadering kunnen de rollen worden aangepast.

· Aanwezigheid Om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen, moet de vergadering voor de deelnemers te volgen zijn. Als een vergadergerechtigde door een slechte verbinding niet actief kan deelnemen, doet dat niets af aan de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. Voor het geval deelnemers het niet kunnen zien, kan je aangeven wie er aan de vergadering deelnemen. Binnenkort wordt er een optie aan Teams toegevoegd waarmee je na de vergadering een CSV-bestand kan downloaden waarin staat wie er hebben deelgenomen, wanneer ze in de vergadering zijn gekomen en wanneer ze de vergadering hebben verlaten.

· Opname Mocht je de vergadering willen opnemen, vraag dan toestemming van de aanwezigen. Wanneer er een opname wordt gestart, verschijnt bovenin het scherm een melding. Let op, als de degene die de opname heeft gestart de vergadering verlaat, gaat de opname door! Gastgebruikers kunnen de opname standaard niet bekijken, maar die instelling kan je aanpassen.

· Vooraf gestelde vragen De antwoorden op vooraf gestelde vragen moeten uiterlijk tijdens de vergadering toegankelijk worden gemaakt. Vooraf delen kan door alvast te starten met de Teams-vergadernotulen. Tijdens de vergadering kunnen de antwoorden ook worden gedeeld, bijvoorbeeld in de vergaderchat of notities. De antwoorden mogen in plaats hiervan ook op de website van het bedrijf worden geplaatst, maar het is goed denkbaar dat daar geen voorkeur aan wordt gegeven.

· Discussie Een discussie leiden in Teams is behoorlijk lastig. Een goede invulling van de vergadering kan de “Lagerhuis-methode” zijn. De voorzitter opent het agendapunt en geeft de deelnemers één voor één spreektijd. Later kan er tijd worden gegeven om daarop te reageren. Binnenkort lanceert Teams een knop waarmee deelnemers hun hand op kunnen steken. Een makkelijke manier om aan te geven dat je iets wil zeggen.

· Stemmen Aan het einde van de discussie volgt de stemming. Dit kan met een poll. De makkelijkste manier is met de koppeling naar Forms. Je noteert in een korte beschrijving het stempunt en richt de antwoordmogelijkheden in. Vergeet de blanco stem en stemonthouding niet! Het resultaat wordt direct zichtbaar en daarmee kan de voorzitter het besluit vaststellen. Een poll starten via de app Polly biedt meer functionaliteiten, daarmee kan je bijvoorbeeld instellen dat het resultaat niet (direct) gedeeld wordt. Overigens kan je ook zonder apps stemmen: mondeling, in de chat, per e-mail, of binnenkort door een virtuele hand op te steken. Opties genoeg!

· Ondertekening notulen Wil je de notulen snel en makkelijk laten ondertekenen? Voeg dan een e-signing app toe aan Teams. Adobe Sign heeft een directe integratie met Teams. Hiermee kan elke aandeelhouder rechtsgeldig digitaal ondertekenen. Gewoon met de vinger op het (telefoon)scherm, zonder account. Er kan een workflow worden ingesteld voor de volgorde van handtekeningen en zodra iedereen getekend heeft worden de ondertekende notulen beschikbaar in Teams.

Zoals je leest komt er nogal wat bij kijken. Buiten deze tips is het belangrijk om goede apparatuur te gebruiken. Investeer dus in een goede headset, camera en microfoon. Hoe beter de techniek, hoe beter deelnemers zich op hun gemak voelen en dus hoe beter de vergadering!

-1 mei 2020-