In de serie "Groeistuipen" geef ik handvaten om de groei van je bedrijf juridisch in goede banen te leiden. In elk deel beschrijf ik een instrument dat je kan inzetten om verder te professionaliseren. Vandaag deel 3: Contractbeheer.
Groeien betekent meer, van alles. Meer omzet, meer klanten, meer inkopen, meer werknemers. En dus meer contracten. Contracten die je als CEO misschien niet meer allemaal zelf afsluit. Hoe behoud je dan overzicht in welke contracten er lopen en de risico’s ervan?
Digitaal contractbeheer biedt de oplossing. De belangrijkste voordelen van effectief digitaal contractbeheer zijn:
- Inzicht
Als er een contract wordt getekend blijft het zelden bij dat ene contract. Vaak worden er tussentijds aanpassingen doorgevoerd, bijkomende afspraken gemaakt, of uitzonderingen toegestaan. Het contract zelf wordt meestal goed opgeborgen, maar de wijzigingen en aanvullende afspraken (vaak vastgelegd in e-mails of notulen) niet. Digitaal contractbeheer biedt dé oplossing om het geheel van afspraken rondom een contract gezamenlijk op te slaan en inzichtelijk te maken.
- Veiligheid
Als je je contracten in een kast zou bewaren, zou je die kast dan bij een ander bedrijf neerzetten? Nee, natuurlijk niet. Waarom zou je dat digitaal dan wel doen? Contracten wil je veilig bewaren. Liefst in je eigen cloud-omgeving, waarbij de security optimaal is.
- Digitalisering
Waar contracten voorheen nog getekend werden met pen en daarna werden ingescand, zien we nu vooral het gebruik van elektronische handtekeningen. Door de combinatie met digitaal contractbeheer worden contracten niet meer geprint, laat staan in fysieke vorm bewaard. Bij veel overnames zie je zelfs dat er een usb-stick aan de closing-binder wordt toegevoegd, waar alle stukken van het due diligence onderzoek zijn opgeslagen.
- Analyse
Digitaal beheerde contracten kan je doorzoeken, analyseren en rapporteren. Hiermee wordt contractbeheer een strategisch instrument dat waardevolle inzichten kan bieden.
Kortom: bedrijven die investeren in digitale contractoplossingen zullen niet alleen efficiënter werken, maar ook beter gepositioneerd zijn om te groeien en te innoveren.
Comments