Als je geen juristen in dienst hebt, waar moet je dan op letten om te weten hoe je bedrijf er juridisch voor staat? En hoe maak je dat SMART? Met onderstaande managementinformatie krijg je snel het inzicht dat je nodig hebt om te zien hoe jouw bedrijf er juridisch voor staat.
Dat je geen juridische afdeling hebt, betekent niet dat de informatie er niet is.
Data: Al heb je geen juristen in dienst, ook in jouw bedrijf is de benodigde informatie op te halen. Het zit alleen verspreid over verschillende afdelingen.
Overzichtelijk: De informatie is goed te visualiseren in een dashboard.
Hieronder de managementinformatie waarmee je als CEO betere beslissingen kan nemen:
1. Risico’s
- Omzet en kosten gedekt door contracten
De eerste is heel simpel: elke euro die binnenkomt en elke euro die wordt uitgegeven, moet ergens in een contract staan. Controleer dus met enige regelmaat of elke klant, leverancier, medewerker, etc een contract heeft. Deze informatie kan je bijvoorbeeld uit je ERP-systeem halen.
Rapportage: Hoeveel % van de omzet is gecontracteerd?
Als er grote gaten zijn, zijn die meestal goed te herleiden en kan je direct actie ondernemen. Vooral in een periode van snelle groei is het belangrijk om bij te blijven met deze KPI.
Tip: classificeer de contracten per afdeling, type, waarde of risico voor nog beter inzicht.
Nog een stap verder kan je op contractniveau kijken welke risico’s zijn genomen. Je kan bijvoorbeeld nagaan bij welke contracten zijn jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn, welke contracten een boetebepaling bevatten of in welke contracten je aansprakelijkheid niet is beperkt tot je verzekering.
- Compliance
Als er bedrijfsbrede risico’s gedefinieerd zijn, wil je weten hoe het ervoor staat met de hoogste risico’s. Dit kunnen totalen zijn of uitgewerkt per business unit, diensten- of productlijn, land, of segment. Hoe specifieker je bent, hoe beter je inzicht in trends en ontwikkelingen. Voor een bedrijf dat veel data verwerkt is bijvoorbeeld de privacywetgeving een bedrijfsbreed risico.
Rapportage: Hoeveel datalekken waren er afgelopen kwartaal, ten opzichte van de vorige periode?
- Bescherming van je kroonjuwelen
Wat maakt jouw bedrijf succesvol? Draait jouw bedrijf bijvoorbeeld op broncodes, patenten, merkbeleving of handelsgeheimen? Dan is het zaak om altijd up-to-date te zijn met de IE-rechten.
Rapportage:
- In welke geografische gebieden is ons IE beschermd?
- Welke IE-rechten verlopen in de komende periode? - Welke IE moeten we de komende periode nog ontwikkelen of aankopen?
2. Kosten
- Benchmark
Een commercieel bedrijf geeft gemiddeld ongeveer 0,5% van haar omzet uit aan juridische kosten. Maar bij dit percentage spelen veel factoren een rol. Bijvoorbeeld of je in een gereguleerde sector zit, aan welk type klanten je levert, maar ook je risk-appetite en standaarden in de branche zijn van invloed. Daardoor kan je percentage hoger of lager uitkomen. Hierom kan je het beste na een tijdje gebruik gaan maken van je eigen ervaringscijfers.
Wat je in ieder geval wil monitoren is of de juridische kosten gelijk blijven als percentage van de omzet. Bij autonome groei zal het percentage altijd wat lager worden omdat eerst de omzet omhoog gaat en dan pas de juridische zaken worden opgepakt. Bij groei door overnames zal dit tegenovergesteld zijn, omdat overnames hoge juridische kosten met zich meebrengen.
Rapportage: Wat zijn de juridische kosten in verhouding tot de omzet, ten opzichte van de vorige periode?
- Budget vs actuals
De inkopper: uiteraard wil je weten of je kosten onder controle zijn. Door het budget regelmatig te vergelijken met de actuele cijfers kan je tijdig ingrijpen.
Rapportage: Hoe hoog zijn de juridische kosten ten opzichte van het budget?
Mochten de juridische kosten de pan uit gaan rijzen, dan is het tijd om dieper in de kosten te duiken om te kijken waar dit vandaan komt. Heb je bijvoorbeeld ineens veel meer rechtszaken lopen? Dat heeft een oorzaak. Zoek die op en onderneem actie.
Kijk ook kritisch of je budget naar de juiste zaken gaat. Je hoeft niet ieder risico af te dekken. Daarom is het handig om het juridische werk te kwalificeren. Dan weet je precies waar het meeste budget naartoe moet gaan. Juridische afdelingen maken gebruik van de matrix hiernaast om te bepalen op welke risico’s de focus moet liggen.
3. Strategie
- KPI’s
Met behulp van KPI’s die worden afgeleid van de strategie, kan je volgen hoe de implementatie ervan verloopt. Wil je voor een bepaalde deadline groeien in aantal klanten? Dan zal je goed moeten letten op de doorlooptijd van je contracteringsproces. Wil je uitbreiden naar het buitenland? Dan zal je moeten onderzoeken welke regels daar gelden.
Rapportage: Hoe lang is de doorlooptijd van contracten en ten opzichte van de eerdere periode?
- Aankomende wetgeving
Strategie is vooruitzien. Je wil dus weten welke regels en wetten jouw business kunnen beïnvloeden, in positieve en negatieve zin. Zodat je hier tijdig op in kunt spelen.
Rapportage: Welke aankomende wetten raken onze business? Welke actie ligt bij wie?
Tip: geef de wetten een impactcijfer van 1 tot 10.
Heb je interesse in een dashboard voor jouw bedrijf? Neem dan contact op.
Comments